SOPEP

SOPEP

Er du indenfor den maritime verden, er du nok allerede bekendt med hvad en SOPEP er. Langt de fleste der bliver sendt til søs vil blive bedt om at gøre sig bekendt med den indenfor de første dage. 

SOPEP står for: Ship Oil Pollution Emergency Plan, på dansk ville vi kalde det for en Skibs beredskabsplan for olieforurening. 

Det er en af de vigtigste ting man som besætning kender til når man er på et skib der kan risikere at lægge olie ud i havet. 

Når et olieudslip opstår ude på havet, spreder det sig forholdsvis hurtigt over havets overflade, hvor olien ligger et ødelæggende og dødeligt spor efter sig, som går ud over havets dyr, fugle, kystlinjer og generelt havet og dets miljø.

Sker der et olieudslip, koster det rigtig mange penge at få ryddet op efter udslippet. Omkostningerne bliver baseret på mængden og kvaliteten af olien, samt hvor det er udledt og hvilke tab af havliv og påvirkninger på menneskers sundhed der er sket.

Da omkostningerne kan være enorme, er det bedre at kunne forebygge problemet. Der er derfor på næsten alle krydstogt og fragtskibe en nødplan, kendt som SOPEP.

Det er ifølge MARPOL 73/78 konventionen, et krav at alle skibe der vejer over 400 bruttotons og tankskibe på over 150 bruttotons, skal have en SOPEP ombord.

Lær mere om SOPEP herunder.

Formålet med planen

Skibsberedskabsplanen for olieforurening (SOPEP) er lavet som en information fra ejeren af et skib til føreren af selvsamme skib.

Med en beredskabsplan for olieforurening bliver skibsføreren rådgivet om hvordan vedkommende skal forholde sig og reagere i tilfælde af et olieudslip, sådan så man undgår eller i det mindste kan afhjælpe en negativ virkning på miljøet.

Med forskellige olieudslip scenarier indeholder planen flere forskellige operationelle aspekter samt kommunikations oplysninger, som ville skulle bruges i tilfælde af sådanne situationer.

Juridisk baggrund

På alle skibe der vejer mere end 400 bruttotons og olietanker på mere end 150 bruttotons er det obligatorisk at have en SOPEP ombord. En SOPEP skal baseres på anvisninger fra organisationen og være skrevet på det sprog som er skibsførerens og officerernes arbejdssprog. 

Planen skal som minimum bestå af følgende:

Den procedure der skal følges af skibsføreren eller andre person med ansvar for skibet, når der skal rapporteres om en olieforurenings hændelse, som bliver krævet i artikel 8 og protokol I til denne konvention, baseret på de retningslinjer der er udviklet af organisationen.

En liste over de myndigheder og/eller personer der skal kontaktes i forbindelse med en olieforurenings hændelse.

En detaljeret beskrivelse af de foranstaltninger der straks skal træffes af personer om bord for at reducere eller kontrollere udledning af olie efter hændelsen.

Procedurerne og kontaktpunktet på skibet for at koordinere indsatsen om bord med nationale og lokale myndigheder for at bekæmpe forureningen.

Det krævede indhold til en SOPEP er også beskrevet i MARPOL-konventionens Annex 1 regulation 37.

“Retningslinjer for udvikling af nødplan ved skibs olieforurening” er offentliggjort af IMO under MEPC.54(32) 1992 som er ændret ved MEPC.86(44) 2000.

IOPP-certifikatet inkludere også SOPEP. Dog skal en SOPEP under alle omstændigheder godkendes af administrationen for den flagstat det sejler under, eller godkendes af et klassifikationsselskab på vegne af den flagstat og flaget.

Omfang

En SOPEP indeholder som regel 4 sektioner med det obligatoriske indhold, og dertil bilag som kan indeholde yderligere information som for eksempel kontaktadresser og data, samt visse tegninger så skibsføreren nemt kan danne sig et overblik.

Der forefindes en SOPEP prøveplan, som er udarbejdet specifikt så man kan bruge den som en generel vejledning i hvordan sådan en plan skal opstilles og skrives, så den er i overensstemmelse med de nye IMO-retningslinjer, som blev ændret tilbage i marts 2000. Prøveplanen er kun et eksempel på hvordan den grundlæggende information i planen kan se ud, og er kun til inspiration til at få lavet den rigtige SOPEP på en ordentlig måde.

De nævnte trin og forebyggende foranstaltninger i SOPEP prøveplanen, er og skal kun ses som eksempler.

På nogle sider med vejledninger til brugere, forefindes der diverse bemærkninger til planskriveren, det er vigtigt at huske at slette disse bemærkninger inden man foretage en endelig udskrivning af planen.

Når man skal i gang med den individuelle SOPEP bør man huske at udarbejde denne så den er i overensstemmelse med “indholdsfortegnelsen/indekset over sektioner” som i prøveplanen.

Et skibs SOPEP bør skræddersyes så den meget omhyggeligt passer til det særlige skibs og virksomheds procedure og politikker. Visse instruktioner bør indarbejdes i planen i henhold til skibstype, formål og virksomhedens krav.

Når det kommer til tankskibe, skal man huske at have alle handlinger omhandlende lasttankene og lasthåndtering indskrevet i instruktionerne.

Indholdet i planen skal være helt i overensstemmelse med instruktionerne givet af virksomheden i ISM sikkerheds manualen.

Indholdsfortegnelse

En SOPEP skal indeholde følgende kapitler:

• Skibs identifikationsdata (forsiden)

• Indholdsfortegnelse

• Registrering af ændringer

• Sektion 1: Præambel

• Sektion 2: Rapporteringskrav

• Sektion 3: Trin til at kontrollere udledninger

• Sektion 4: National og lokal koordinering

• Sektion 5: Ikke obligatoriske oplysninger

Minimums bilag:

Liste over kyst kontakter

- Skal opdateres kvartalsvis

Liste over havnekontakter

- Skal opdateres regelmæssigt

Liste over skib interesse kontakter

- Skal opdateres regelmæssigt

Påkrævet skibstegninger

• Generel arrangement

• Tank Plan

• Brændselsolie rørdiagram

Yderligere bilag er ejerens beslutning

Særlige dele at bemærke

Skibs identifikationsdata siden, kan indeholde ejerens/lederens adresse. Man anbefaler dog til at alle kommunikations dataene bliver anført i bilaget “skib interesse kontakter”, da ting som ændringer af telefonnumre mv. kan ændres af ejeren og disse ændringer ikke behøver godkendelse.

Erklæringen om den person der er ansvarlig for indberetning (side 11 i SOPEP prøveplanen) skal udfyldes.

Forefindes der særlige bemærkninger om tilgængeligheden af yderligere informationskilder (side 21/22 i prøveplanen) skal disse kun indtastes i planen hvis de er tilgængelige.

Ansvars ordningerne (Side 23/24 i prøveplanen) skal tilpasses nøjagtig til den nuværende besætnings rangering ombord.

Yderligere obligatoriske punkter

Ifølge MARPOL-konventionen skal der kunne forefindes følgende bilag i SOPEP:

Kyststats kontakter (Disse offentliggøres årligt, men bliver opdateres kvartalsvis på internettet af IMO)

En tom formular til liste over havne kontaktadresser, som skal holdes ajourført af skibsføreren

Liste over skibs interesser som skal indeholde kommunikationsdata inklusiv et 24 timers kontakttelefonnummer til ejere/ledere, data fra befragter, forsikring og P&I klub osv.)

Kyst Statens kontaktliste kan findes her.

Følgende tegninger bør tilføjes til SOPEP for nemmere reference for skibets kommando i tilfælde af et olieudslip:

• En generel arrangementsplan

• En tank plan

• Et fyringsolie rørdiagram

Disse tre tegninger udgør minimumskravet fra MARPOL - har man brug for at tilføje yderligere planer kan dette gøres hvis det findes passende.

Yderligere frivillige indgange

Følgende bilag indsættes efter behov:

• Træning og øvelses procedure

• Planlægning af revisionsprocedure

• Journalførings procedure

• Politikken for offentlige anliggender

Det er ikke alle bilag der høre til den obligatoriske del af planens indhold, men skal dog stadig holdes ajourført af ejeren efter behov.

Godkendelses ansvar

Alt godkendelse er forpligtet til flagstaten som et led i udstedelsen af IOPP-certifikatet. Er der givet godkendelse til et klassifikationsselskab om at udstede dette certifikat, omfatter denne godkendelse en autorisation til også at godkende SOPEP.

Hos nogle flag administrationer tilbydes der også direkte godkendelses tjenester.

Et klassifikationsselskab kan i visse tilfælde også være autoriseret på en sags tilladelse.

Skulle et skib vælge at skifte flag, vil det ophæve klassifikationsselskabets autoritet til at udstede IOPP-certifikatet, og en godkendelse af SOPEP for dette flag skal derfor foretages direkte af flagstatens myndighed, medmindre der er givet en sag til sag autorisation til klassifikationsselskabet.

Procedure

Når en SOPEP er færdigudført i overensstemmelse med MARPOL-konventions kravene, skal denne leveres af ejeren. Ejeren kan vælge at få bistand til dette fra en konsulent, et skibsværft eller lignende. Skulle en plan der tidligere er godkendt af anden autoritet genprintes eller kopieres til godkendelse hos et klassifikationsselskab, skal alle poster og stempler fra denne tidligere autoritet fjernes.

Når et klassifikationsselskab skal godkendes skal planen sendes til klassifikationsselskabets hovedkontor i mindst 2 kopier. 

Her vil planen blive nøje undersøgt og kontrolleret, så man er sikker på at den er i overensstemmelse og lever op til kravene, for derefter at blive stemplet for forsiden, hvor skibets detaljer fremgår. Klassifikationsselskabet vil så arkivere et af eksemplarerne, og sende de resterende kopier tilbage til ejer eller afsender.

Procedurer for ændringer i planen

Bliver der ændret i den obligatoriske del af teksten vil denne del være betinget af en ny godkendelse af klassifikationsselskabets hovedkontor.

Sker der ændringer af skibets oplysninger, som et nyt flag, nye ejere, nyt skibsnavn med mere, vil det oftest ikke være nødvendigt at få en godkendelse fra hovedkontoret da man ville kunne få en klassifikationsselskabs inspektør ud og ændre detaljerne manuelt i den originale SOPEP ombord, med både stempling og underskrifter.

Skal der nødvendige ændringer til i bilagene, kan dette foretages af ejeren uden en godkendelse. 

Under en MARPOL undersøgelse, vil skibsinspektøren, kontrollere om der er en opdateret SOPEP til stede.

Særlige procedurer

Har skibet en tidligere godkendelse fra en anden flag administration og vælger at skifte flag, kan skibsinspektøren lave en foreløbig accept af planen for det nye flag, hvis han udsteder et IOPP-certifikat. Det vil dog være en nødvendighed for ejeren i disse tilfælde at fremsende en kopi af SOPEP´en med en ny forside med skibs oplysninger til klassifikationsselskabets hovedkontor, med henblik på endelig accept og stempling inden udstedelsen af det fulde IOPP-certifikat.

I tilfælde af optagelse i klasse af et nyt klassifikationsselskab vil godkendelsen af SOPEP fra det forrige klassifikationsselskab blive accepteret.

Klassifikationsselskabets inspektør, der udsteder IOPP-certifikatet, vil indsætte en bemærkning i SOPEP om at klassifikationsselskabet foreløbig har accepteret den tidligere godkendelse. Ejeren skal fremsende en kopi af SOPEP´en til det nye klassifikationsselskabs hovedkontor for den endelige accept og stempling før en udstedelse af det fulde IOPP-certifikat.

Sker der også et flagskifte, vil sagen blive behandlet som skrevet ovenfor.

For yderligere mulige sager, se under “Ofte stillede spørgsmål”. 

Ofte stillede spørgsmål

Q: Mit skib skifter navn. Skal jeg levere en ny forside med skibets identifikationsdata?
A: Nej. Den skibsinspektør der ændre certifikaterne for det nye navn, kan også ændre navnet i den originale SOPEP med stempling og underskrift.

Q: Mit skib skifter til et andet flag. Skal jeg sende en ny SOPEP til godkendelse?
A: Nej. Den skibsinspektør der udsteder certifikaterne for det nye flag, kan ændre detaljerne i den originale SOPEP med stempling og underskrift.

Q: Mit skib skifter fra et flag, hvor flagstaten godkendte SOPEP, til et flag hvor klassifikationsselskabet har tilladelse til at godkende det. Skal jeg indsende en ny plan til godkendelse?
A: Nej. Ved flagskifte kan skibsinspektøren kommer med en indledende bemærkning i SOPEP om accept af det nye flag. Det er nødvendigt at sende en kopi af SOPEP med en opdateret forside om skibets identifikationsdata, til klassifikationsselskabet hovedkontor med henblik på en endelig accept og stempling inden udstedelse af det fulde IOPP-certifikat.

Q: Mit skib skifter til et flag, hvor klassifikationsselskabet ikke er autoriseret til at udstede IOPP-certifikatet. Hvordan kan SOPEP godkendes yderligere?
A: I sådanne tilfælde skal den nye flagstat godkende SOPEP, medmindre der gives en skriftlig sag til sag tilladelse til klassifikationsselskabet med henblik på godkendelse af det nye flag.

Q: Skibet har i dag skiftet ejer, og den tidligere ejer tog den gamle SOPEP med sig. Hvad kan jeg gøre for at fortsætte med at handle?
A: En ny SOPEP skal laver og indsendes til klassifikationsselskabernes hovedkontor til godkendelse hurtigst muligt. Skibsinspektøren skal deltage og udstede en betinget midlertidig IOPP-certificering med kort gyldighed, for at bygge bro indtil den endelige godkendelse og levering er ombord.

Q: Telefonnummeret på virksomhedens kontor er ændret. Skal jeg sende de nye sider til godkendelse?
A: Nej. Hvis numrene skal ændres på en af siderne i den obligatoriske del, kan en skibsinspektør ved næste mulige lejlighed ændre indtastningen i SOPEP med stempling og underskrift. Hvis numrene kun er angivet i bilaget, skibs interesse kontakter, skal de ændres af ejeren på eget ansvar.